Ответы на самые волнующие вопросы

Авансовый отчет относится к системе бухгалтерского учета. Его можно сдавать в бумажном или электронном виде. Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет». Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму, учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Чтобы подписывать авансовые отчеты электронной подписью, необходимо:

• Выбрать информационную систему
• Заключить соглашение с сотрудником об использовании ЭДО и ЭП
• Закрепить порядок подписания в Учетной политике
• Все подписанты должны использовать ЭП

В сервисе можно работать со всеми видами авансовых отчетов, которые могут делать сотрудники: командировочные, общехозяйственные, представительские. Создание и наполнение заявки может быть автоматизировано, если сервис Expense будет интегрирован с системой, где оформляются командировки, заказы на представительские / общехозяйственные расходы. В базовую комплектацию Expense входит интеграция с OBT Аэроклуба TIME.

В системе Expense реализован функционал рассылки уведомлений по электронной почте. Каждое уведомление содержит ссылку для перехода к конкретному документу в Expense. Кроме того, уведомления дублируются во встроенный центр уведомлений в самом сервисе.

Базовый набор уведомлений Expense:

• о необходимости согласовать заявки на расход (ЗНР) или АО
• о полном согласовании ЗНР или АО
• об оставленном комментарии в чате по ЗНР или АО
• об отказе в согласовании / возврате на доработку ЗНР или АО
• об изменении одобренной суммы по АО

В ближайшее время планируется реализовать функционал уведомлений, которые будут приходить сотруднику по окончанию его командировки с напоминанием оформить авансовый отчет.

В Expense возможно настроить условия, которым должен соответствовать авансовый отчет компании. Данные условия будут проверяться в момент отправки АО по маршруту согласования. Если АО не соответствует требованиям, прописанным в условиях, то сервис предупредит сотрудника и приостановит отправку по маршруту до исправления данных. Однако полноценную проверку АО и приложенных к нему документов осуществляет бухгалтер и/или другое ответственное лицо в компании.

Поскольку данная проблема по своему существу относится к проблемам технического исполнения, нормативными правовыми актами ее решение не освещается. Решение данного вопроса находится на стороне компании-налогоплательщика. Эксперты предлагают следующие схемы решения:

1. Если необходимо пересчитать валютную сумму в рубли на дату утверждения АО, возможно предусмотреть двойную верификацию сведений бухгалтером:
– после заполнения лицевой части АО,
– после утверждения АО руководителем – заполнение граф 7 и 8 авансового отчета.

Однако это не решает проблемы внесения корректировки данных в уже подписанную (утвержденную) форму. Исключение – если для подписания и утверждения АО использовали ПЭП.

2. В качестве более функциональной альтернативы первому варианту возможно прописать в учетной политике компании специальное правило относительно АО по валютным расходам. Согласно такому правилу, все АО, где есть валютные расходы, курс по которым определяется на дату утверждения руководителем, должны быть подписаны одним днем со стороны бухгалтера и руководителя организации (либо его уполномоченного лица).

Если работнику на командировочные расходы был выдан аванс в валюте, то расходы работника в этой валюте для отражения в авансовом отчете и проведения взаиморасчетов следует пересчитать:

• по курсу Банка России на дату выдачи аванса в части расходов в пределах суммы выданного аванса (п. 9 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»);
• по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета в части расходов сверх суммы выданного аванса (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Датой выдачи аванса под отчет работнику считают:
дату выдачи наличной валюты из кассы организации; дату перечисления валюты на личную банковскую карту работника; дату платежа корпоративной банковской картой в валюте;дату снятия наличных с корпоративной банковской карты в валюте.
Если на командировочные расходы аванс был перечислен в рублях на банковскую карту работника или ему была выдана корпоративная банковская карта в рублях, то произведенные работником расходы в валюте учитываются при расчетах с ним в суммах, фактически списанных банком по установленному им курсу (Письма Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318, от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).

Если работнику перед командировкой был выдан аванс в наличных рублях, а валюту он приобретал сам, то сумму расходов работника в валюте пересчитывают в рубли по курсу обмена, указанному в документе, подтверждающем покупку валюты (например, в справке о покупке иностранной валюты).

В случае если по возвращении из командировки работник не представил документ, подтверждающий покупку валюты, для пересчета в рубли расходов, оплаченных в валюте, необходимо применять курс Банка России.

Таким образом, если командированному работнику выдаете аванс в рублях, то для пересчета в рубли его расходов в валюте используйте следующие курсы (см. изображение).

Данные по валютному курсу ЦБ РФ подтягиваются в АО на дату его создания. При отправке АО на согласование курс может автоматически пересчитаться на дату отправки АО на согласование (включается по настройке). В индивидуальных настройках корпоративного аккаунта Expense возможно настроить права на внесение/изменение данных курса: это может быть подотчетное лицо (если сотрудник точно знает, какой курс ему нужен) либо бухгалтер, который при проверке АО вносит/корректирует данные курса.

Если АО возвращается на доработку для редактирования, то процесс подписания и согласования запускается заново.

Простая (ПЭП) — это обычные коды из СМС, или пары «логин-пароль» в личных кабинетах на интернет-сайтах. Такую ЭП не нужно специально получать, достаточно придумать логин и пароль или ввести код из СМС для подтверждения операции.

Неквалифицированная (УНЭП) — это зашифрованный с помощью криптографии набор символов, состоящий из пары ключей: открытого и закрытого. НЭП подтверждает автора подписи, в этом ее ключевое отличие от ПЭП. Такую электронную подпись необходимо получать в специализированном удостоверяющем центре.

Квалифицированная (УКЭП) — такой же криптографический набор символов, как и НЭП, но требования к такой ЭП регламентируются государством. Такую ЭП можно получить только в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры. КЭП работает со средствами криптографической защиты информации, которые прошли сертификацию ФСБ РФ. Обязательное требование — наличие сертификата ЭП, где указан срок ее действия и информация о владельце.

В Expense не предусмотрена работа с командировочными документами, а именно их формирование, согласование и подписание. Такие документы формируются до создания заявки на расход, с которой начинается процесс в Expense. Предполагается, что командировочные документы уже сформированы и подписаны (вручную либо через систему оформления заказов на командировки или представительские / общехозяйственные расходы).

Система Expense предназначена для работы с АО и документами, которые формируются непосредственно к АО и без которых невозможно принять его к учету, а именно: служебные записки к АО, акты на представительские расходы и др.

Командировочные документы возможно приложить к АО в качестве вложений, если это необходимо.

На данный момент машиночитаемая доверенность (МЧД) должна быть выпущена непосредственно в сервисе Expense, это не займет много времени. Формат МЧД в Expense разработан в соответствии с приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. Все документы, подписанные с использованием МЧД сервиса, имеют юридическую силу, что подтверждено ведомством.

"По вопросу юридической силы документов, заверенных МЧД и выпущенных собственным сервисом, сообщаем, что данные документы будут иметь юридическую силу при условии, что выпущенная МЧД соответствует определенному формату, подписана УКЭП и срок действия такой МЧД не истек".

Подписание АО происходит в момент его согласования. В Expense возможно работать со всеми типами электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП. При настройке маршрута согласования АО можно указать очередность подписи должностных лиц, тип подписи для каждого этапа, какой этап должен проходить просто по согласованию, а какой с подписанием.

При типе ПЭП требуется только подтверждения подписания. Проверка личности подписанта осуществляется по логину и паролю, под которыми авторизовался сотрудник.

При типах УКЭП и УНЭП сервис Expense обращается к программе КриптоПро, которая предварительно устанавливается на компьютере сотрудника. С помощью программы отбираются действующие сертификаты, установленные у пользователя. Также данная программа непосредственно осуществляет подпись и шифрование.

Помимо АО, в сервисе Expense, можно подписать акт на представительские расходы. В ближайшее время в Expense можно будет формировать служебную записку к АО, для которой также будет доступно электронное подписание.

Авансовый отчет можно подписывать любым видом ЭП со стороны сотрудника и УНЭП или УКЭП со стороны бухгалтерии. На практике, сотрудники чаще используют УНЭП, а бухгалтерия УКЭП. С 01 сентября 2023 года электронная подпись должностного лица типа УКЭП работает только в связке с машиночитаемой доверенностью, выданной руководителем. Такая доверенность заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически.

Да, в Expense гриф утверждения и подписание равнозначны.

В системе Expense возможно подписывать документы любым типом ЭП: ПЭП, УНЭП, УКЭП. Компания самостоятельно выбирает, каким видом подписи пользуются сотрудники разных уровней, чтобы согласовать АО.

Подробнее с регламентом использования ЭП в системе Expense можно ознакомиться на нашем сайте.

По опыту, ПЭП и УКЭП — наиболее распространенные виды ЭП в системе Expense. Использование того или иного вида ЭП обусловлено потребностями компании.

Так, ПЭП — самый простой и удобный вид электронной подписи. В данном варианте возможно вносить изменения в документ, т.к. отсутствует файл подписи, которая кэширует информацию. Однако этот же момент создает определенные сложности — невозможно будет доказать факт внесения в документ правок после подписания.

Надежнее и безопаснее — подписание усиленной подписью УКЭП. Однако не обязательно, чтобы все подписанты использовали исключительно этот вариант ЭП. Возможна комбинация разных видов, например, для утверждения АО ответственным лицом используется УКЭП, а до этого, для всех подотчетных лиц, - ПЭП. Таким образом снижается бюджет на покупку сертификатов УКЭП.

Да, в Expense действуют сертификаты, выпущенные сторонними компаниями, если на это нет ограничений со стороны самой выпускающей компании. Если у сотрудника есть несколько сертификатов ЭП, он может использовать в Expense любую по своему выбору.

Да, в Expense действуют УНЭП, выпущенные корпоративными удостоверяющими центрами. Если у сотрудника есть несколько сертификатов ЭП, он может использовать в Expense любую по своему выбору.

В Expense возможно настраивать маршруты согласования и подписания и включать в этот процесс несколько согласующих и подписантов в разных вариациях. Маршруты настраиваются индивидуально под каждого клиента.

Сопроводительные документы можно составлять в электронном виде и подписывать ЭЦП. Это:

• Служебные записки
• Отчеты о представительских расходах
• Акт о произведенных расходах
• Другое

Согласно Пункту 24 ФСБУ 27/2021, документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (см. Письмо Минфина России от 28.12.2022 N 07-01-10/128798).

Т.е. если первичный документ составлен на бумажном носителе, то и храниться он должен в том виде, в котором он составлен (на бумажном носителе); если документ пришел в электронном виде, он также должен быть сохранен в электронном виде и хранится в системе, где ведется электронный документооборот.

При этом, как разъясняет ФНС России (Письмо от 08.04.2022 N АБ-4-20/4292@ «О способе хранения кассовых чеков в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль»), кассовый чек, может быть исключительно в электронной форме, если его можно найти и получить в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России». Также допустимо хранить бумажный кассовый чек в виде скан-образа, если QR-код в чеке хорошо читаем и по этому коду чек можно найти в приложении «Проверка чеков ФНС России».

Документы, которые оформлены на бумаге, передаются в бухгалтерию для архивирования, а к электронному авансовому отчету прилагаются скан-копии.

Expense имеет базовую интеграцию с платформой Time. Это позволяет загрузить документы из заявки на командировку в авансовый отчет. К АО подтянутся все документы, которые приложены к услуге в Time.
Функция подключается дополнительно.

Так как смета и приказ на представительские расходы будут экспортированы в Expense вручную и не будут подписываться ЭП, в них возможно вносить изменения.

В дальнейшем планируется проработать вопрос подписания этих документов непосредственно в Expense.

В ближайшее время проект по разработке данного функционала поступит в реализацию.

Согласно п.4 ст.12 Закона № 54-ФЗ, кассовые чеки в электронном виде приравнены к бумажным. Электронным чеком можно подтвердить расход, если на нем есть специальный qr-код, позволяющий найти и получить данный документов мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России».

Финансовая служба Аэроклуба неоднократно предоставляла аудиторам цифровые архивы документов по авансовой отчетности, ни разу не столкнувшись с непониманием со стороны налоговых служб.

Чтобы сотруднику компенсировали затраты на использование личного автомобиля в командировке, после поездки он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.

Издержки можно возместить на основании чеков АЗС, счетов за проезд по платной дороге, служебной записки и заполненного путевого листа. Другие расходы, связанные с использованием автомобиля, можно компенсировать в фиксированном размере, установленном в соглашении с работником.

Авансовый отчет по командировке на автомобиле может быть сформирован в Expense. К Данному авансовому отчету можно приложить все подтверждающие документы.

Интеграцию Expense с учетной системой клиента возможно провести при помощи API — технической документации, которую предоставляет Аэроклуб. Еxpense интегрируется с любой программой внутреннего учета.

В Expense реализован функционал назначения ассистентов для топ-менеджеров и иных руководителей.

В системе есть возможность хранить документы минимум 5 лет без ограничений по объему.

Согласно 152 ФЗ, вся информация в Expense, включая мастер-данные сотрудников компании клиента, хранится на серверах, расположенных на территории России. Система сертифицирована Федеральной службой по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) и имеет второй уровень защиты данных.

На данный момент готовится к реализации новый функционал платформы Time, который позволит делать предзаказ такси в командировке с последующей авторизацией услуги. Это позволит получать единый реестр услуг по командировке.

На данный момент в Expense работает сценарий, когда в систему клиента передаются конечные данные полностью утвержденного АО. Однако по запросу клиента возможно прописать и другие сценарии передачи данных.

Архив корпоративных документов можно просматривать в самой системе Expense либо забрать для хранения на свою сторону. Доступ к архиву осуществляется на постоянной основе. Каждый пользователь может видеть свой архив. Для просмотра архивов других сотрудников компании должны быть соответствующие права в рамках системы. Так, например, роль координатора позволяет видеть все архивы в рамках компании и работать с ними, роль ассистента дает доступ к архивам выбранных лиц, замещающие могу видеть и обрабатывать документы на период отсутствия другого сотрудника.

Хранение документов и персональный доступ к архиву входят в пакет услуг для компаний-пользователей системы Expense. Дополнительной оплаты за это не требуется.

Да, в системе Expense возможно настроить дополнительные аналитики как к расходу, так и к авансовому отчету в целом, в том числе по отношению к налоговому учету. Помимо аналитики налогового учета, в Expense также можно настроить аналитики бухгалтерского, кадрового, управленческого учета и другие.

Мобильное приложение не планируется. В систему Expense можно войти с любого устройства и открыть непосредственно в браузере. Верстка системы адаптирована под все типы устройств.