Ответы на самые волнующие вопросы

Авансовый отчет относится к системе бухгалтерского учета. Его можно сдавать в бумажном или электронном виде. Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет». Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму, учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Чтобы подписывать авансовые отчеты электронной подписью, необходимо:

• Выбрать информационную систему
• Заключить соглашение с сотрудником об использовании ЭДО и ЭП
• Закрепить порядок подписания в Учетной политике
• Все подписанты должны использовать ЭП

В сервисе можно работать со всеми видами авансовых отчетов, которые могут делать сотрудники: командировочные, общехозяйственные, представительские. Создание и наполнение заявки может быть автоматизировано, если сервис Expense будет интегрирован с системой, где оформляются командировки, заказы на представительские / общехозяйственные расходы. В базовую комплектацию Expense входит интеграция с OBT Аэроклуба TIME.

В системе Expense реализован функционал рассылки уведомлений по электронной почте. Каждое уведомление содержит ссылку для перехода к конкретному документу в Expense. Кроме того, уведомления дублируются во встроенный центр уведомлений в самом сервисе.

Базовый набор уведомлений Expense:

• о необходимости согласовать заявки на расход (ЗНР) или АО
• о полном согласовании ЗНР или АО
• об оставленном комментарии в чате по ЗНР или АО
• об отказе в согласовании / возврате на доработку ЗНР или АО
• об изменении одобренной суммы по АО

В ближайшее время планируется реализовать функционал уведомлений, которые будут приходить сотруднику по окончанию его командировки с напоминанием оформить авансовый отчет.

В Expense возможно настроить условия, которым должен соответствовать авансовый отчет компании. Данные условия будут проверяться в момент отправки АО по маршруту согласования. Если АО не соответствует требованиям, прописанным в условиях, то сервис предупредит сотрудника и приостановит отправку по маршруту до исправления данных. Однако полноценную проверку АО и приложенных к нему документов осуществляет бухгалтер и/или другое ответственное лицо в компании.

Простая (ПЭП) — это обычные коды из СМС, или пары «логин-пароль» в личных кабинетах на интернет-сайтах. Такую ЭП не нужно специально получать, достаточно придумать логин и пароль или ввести код из СМС для подтверждения операции.

Неквалифицированная (УНЭП) — это зашифрованный с помощью криптографии набор символов, состоящий из пары ключей: открытого и закрытого. НЭП подтверждает автора подписи, в этом ее ключевое отличие от ПЭП. Такую электронную подпись необходимо получать в специализированном удостоверяющем центре.

Квалифицированная (УКЭП) — такой же криптографический набор символов, как и НЭП, но требования к такой ЭП регламентируются государством. Такую ЭП можно получить только в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры. КЭП работает со средствами криптографической защиты информации, которые прошли сертификацию ФСБ РФ. Обязательное требование — наличие сертификата ЭП, где указан срок ее действия и информация о владельце.

В Expense не предусмотрена работа с командировочными документами, а именно их формирование, согласование и подписание. Такие документы формируются до создания заявки на расход, с которой начинается процесс в Expense. Предполагается, что командировочные документы уже сформированы и подписаны (вручную либо через систему оформления заказов на командировки или представительские / общехозяйственные расходы).

Система Expense предназначена для работы с АО и документами, которые формируются непосредственно к АО и без которых невозможно принять его к учету, а именно: служебные записки к АО, акты на представительские расходы и др.

Командировочные документы возможно приложить к АО в качестве вложений, если это необходимо.

На данный момент машиночитаемая доверенность (МЧД) должна быть выпущена непосредственно в сервисе Expense, это не займет много времени. Формат МЧД в Expense разработан в соответствии с приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. Все документы, подписанные с использованием МЧД сервиса, имеют юридическую силу, что подтверждено ведомством.

"По вопросу юридической силы документов, заверенных МЧД и выпущенных собственным сервисом, сообщаем, что данные документы будут иметь юридическую силу при условии, что выпущенная МЧД соответствует определенному формату, подписана УКЭП и срок действия такой МЧД не истек".

Подписание АО происходит в момент его согласования. В Expense возможно работать со всеми типами электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП. При настройке маршрута согласования АО можно указать очередность подписи должностных лиц, тип подписи для каждого этапа, какой этап должен проходить просто по согласованию, а какой с подписанием.

При типе ПЭП требуется только подтверждения подписания. Проверка личности подписанта осуществляется по логину и паролю, под которыми авторизовался сотрудник.

При типах УКЭП и УНЭП сервис Expense обращается к программе КриптоПро, которая предварительно устанавливается на компьютере сотрудника. С помощью программы отбираются действующие сертификаты, установленные у пользователя. Также данная программа непосредственно осуществляет подпись и шифрование.

Помимо АО, в сервисе Expense, можно подписать акт на представительские расходы. В ближайшее время в Expense можно будет формировать служебную записку к АО, для которой также будет доступно электронное подписание.

Авансовый отчет можно подписывать любым видом ЭП со стороны сотрудника и УНЭП или УКЭП со стороны бухгалтерии. На практике, сотрудники чаще используют УНЭП, а бухгалтерия УКЭП. С 01 сентября 2023 года электронная подпись должностного лица типа УКЭП будет работать только в связке с машиночитаемой доверенностью, выданной руководителем. Такая доверенность заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически.

Сопроводительные документы можно составлять в электронном виде и подписывать ЭЦП. Это:

• Служебные записки
• Отчеты о представительских расходах
• Акт о произведенных расходах
• Другое

Согласно Пункту 24 ФСБУ 27/2021, документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (см. Письмо Минфина России от 28.12.2022 N 07-01-10/128798).

Т.е. если первичный документ составлен на бумажном носителе, то и храниться он должен в том виде, в котором он составлен (на бумажном носителе); если документ пришел в электронном виде, он также должен быть сохранен в электронном виде и хранится в системе, где ведется электронный документооборот.

При этом, как разъясняет ФНС России (Письмо от 08.04.2022 N АБ-4-20/4292@ «О способе хранения кассовых чеков в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль»), кассовый чек, может быть исключительно в электронной форме, если его можно найти и получить в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России». Также допустимо хранить бумажный кассовый чек в виде скан-образа, если QR-код в чеке хорошо читаем и по этому коду чек можно найти в приложении «Проверка чеков ФНС России».

Документы, которые оформлены на бумаге, передаются в бухгалтерию для архивирования, а к электронному авансовому отчету прилагаются скан-копии.

Expense имеет базовую интеграцию с платформой Time. Это позволяет загрузить документы из заявки на командировку в авансовый отчет. К АО подтянутся все документы, которые приложены к услуге в Time.
Функция подключается дополнительно.

Интеграцию Expense с учетной системой клиента возможно провести при помощи API — технической документации, которую предоставляет Аэроклуб. Еxpense интегрируется с любой программой внутреннего учета.

В Expense реализован функционал назначения ассистентов для топ-менеджеров и иных руководителей.

В системе есть возможность хранить документы минимум 5 лет без ограничений по объему.

Согласно 152 ФЗ, вся информация в Expense, включая мастер-данные сотрудников компании клиента, хранится на серверах, расположенных на территории России. Система сертифицирована Федеральной службой по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) и имеет второй уровень защиты данных.