К какой системе учета относится авансовый отчет, и какими правовыми документами регулируется его оформление?
Авансовый отчет относится к системе бухгалтерского учета. Его можно сдавать в бумажном или электронном виде. Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет». Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму, учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В каком случае можно подписывать авансовый отчет электронной подписью?
Чтобы подписывать авансовые отчеты электронной подписью, необходимо:
Выбрать информационную систему
Заключить соглашение с сотрудником об использовании ЭДО и ЭП
Закрепить порядок подписания в Учетной политике
Все подписанты должны использовать ЭП
Что нужно зафиксировать в учетной политике компании при ведении авансового отчета в электронном виде?
Перечень документов, участвующих в ЭДО
Список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов от лица организации
Способ электронного обмена документами
Порядок хранения электронных документов
Способ предоставления документов по запросу ИФНС (в электронном виде)
Какие авансовые отчеты возможно формировать в Expense?
В сервисе можно работать со всеми видами авансовых отчетов, которые могут делать сотрудники: командировочные, общехозяйственные, представительские. Создание и наполнение заявки может быть автоматизировано, если сервис Expense будет интегрирован с системой, где оформляются командировки, заказы на представительские / общехозяйственные расходы. В базовую комплектацию Expense входит интеграция с OBT Аэроклуба TIME.
Как в Expense происходит информирование?
В системе Expense реализован функционал рассылки уведомлений по электронной почте. Каждое уведомление содержит ссылку для перехода к конкретному документу в Expense. Кроме того, уведомления дублируются во встроенный центр уведомлений в самом сервисе.
Базовый набор уведомлений Expense:
о необходимости согласовать заявки на расход (ЗНР) или АО
о полном согласовании ЗНР или АО
об оставленном комментарии в чате по ЗНР или АО
об отказе в согласовании / возврате на доработку ЗНР или АО
об изменении одобренной суммы по АО
В ближайшее время планируется реализовать функционал уведомлений, которые будут приходить сотруднику по окончанию его командировки с напоминанием оформить авансовый отчет.
Может ли система Expense проверять корректность оформления авансового отчета?
В Expense возможно настроить условия, которым должен соответствовать авансовый отчет компании. Данные условия будут проверяться в момент отправки АО по маршруту согласования. Если АО не соответствует требованиям, прописанным в условиях, то сервис предупредит сотрудника и приостановит отправку по маршруту до исправления данных. Однако полноценную проверку АО и приложенных к нему документов осуществляет бухгалтер и/или другое ответственное лицо в компании.
Электронная цифровая подпись
Какие существуют виды ЭЦП и в чем их отличия?
Простая (ПЭП) — это обычные коды из СМС, или пары «логин-пароль»...
Простая (ПЭП) — это обычные коды из СМС, или пары «логин-пароль» в личных кабинетах на интернет-сайтах. Такую ЭП не нужно специально получать, достаточно придумать логин и пароль или ввести код из СМС для подтверждения операции.
Неквалифицированная (УНЭП) — это зашифрованный с помощью криптографии набор символов, состоящий из пары ключей: открытого и закрытого. НЭП подтверждает автора подписи, в этом ее ключевое отличие от ПЭП. Такую электронную подпись необходимо получать в специализированном удостоверяющем центре.
Квалифицированная (УКЭП) — такой же криптографический набор символов, как и НЭП, но требования к такой ЭП регламентируются государством. Такую ЭП можно получить только в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры. КЭП работает со средствами криптографической защиты информации, которые прошли сертификацию ФСБ РФ. Обязательное требование — наличие сертификата ЭП, где указан срок ее действия и информация о владельце.
Возможно ли подписывать командировочные документы в Expense (приказ на командировку, служебную записку на командировку и др.)?
В Expense не предусмотрена работа с командировочными документами, а именно их формирование, согласование и подписание. Такие документы формируются до создания заявки на расход, с которой начинается процесс в Expense. Предполагается, что командировочные документы уже сформированы и подписаны (вручную либо через систему оформления заказов на командировки или представительские / общехозяйственные расходы).
Система Expense предназначена для работы с АО и документами, которые формируются непосредственно к АО и без которых невозможно принять его к учету, а именно: служебные записки к АО, акты на представительские расходы и др.
Командировочные документы возможно приложить к АО в качестве вложений, если это необходимо.
Какие форматы машиночитаемой доверенности возможно загружать в Expense?
На данный момент машиночитаемая доверенность (МЧД) должна быть выпущена непосредственно в сервисе Expense, это не займет много времени. Формат МЧД в Expense разработан в соответствии с приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. Все документы, подписанные с использованием МЧД сервиса, имеют юридическую силу, что подтверждено ведомством.
"По вопросу юридической силы документов, заверенных МЧД и выпущенных собственным сервисом, сообщаем, что данные документы будут иметь юридическую силу при условии, что выпущенная МЧД соответствует определенному формату, подписана УКЭП и срок действия такой МЧД не истек".
Как происходит подписание авансового отчета в Expense?
Подписание АО происходит в момент его согласования. В Expense возможно работать со всеми типами электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП. При настройке маршрута согласования АО можно указать очередность подписи должностных лиц, тип подписи для каждого этапа, какой этап должен проходить просто по согласованию, а какой с подписанием.
При типе ПЭП требуется только подтверждения подписания. Проверка личности подписанта осуществляется по логину и паролю, под которыми авторизовался сотрудник.
При типах УКЭП и УНЭП сервис Expense обращается к программе КриптоПро, которая предварительно устанавливается на компьютере сотрудника. С помощью программы отбираются действующие сертификаты, установленные у пользователя. Также данная программа непосредственно осуществляет подпись и шифрование.
Помимо АО, в сервисе Expense, можно подписать акт на представительские расходы. В ближайшее время в Expense можно будет формировать служебную записку к АО, для которой также будет доступно электронное подписание.
Какие типы электронной подписи можно использовать при подписании авансового отчета?
Авансовый отчет можно подписывать любым видом ЭП со стороны сотрудника и УНЭП или УКЭП со стороны бухгалтерии. На практике, сотрудники чаще используют УНЭП, а бухгалтерия УКЭП. С 01 сентября 2023 года электронная подпись должностного лица типа УКЭП будет работать только в связке с машиночитаемой доверенностью, выданной руководителем. Такая доверенность заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически.
Сопроводительные / подтверждающие документы
Какие сопроводительные документы можно подписывать и хранить в электронном виде?
Сопроводительные документы можно составлять в электронном виде и подписывать ЭЦП...
Как прикрепить к авансовому отчету в Expense документы по услугам из платформы Time (маршрут-квитанции, ваучеры, справки, подтверждающие перелет, и др.)?
Expense имеет базовую интеграцию с платформой Time...
Какие сопроводительные документы можно подписывать и хранить в электронном виде?
Сопроводительные документы можно составлять в электронном виде и подписывать ЭЦП. Это:
Служебные записки
Отчеты о представительских расходах
Акт о произведенных расходах
Другое
Как и где хранить подтверждающие документы по электронному авансовому отчету?
Согласно Пункту 24 ФСБУ 27/2021, документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (см. Письмо Минфина России от 28.12.2022 N 07-01-10/128798).
Т.е. если первичный документ составлен на бумажном носителе, то и храниться он должен в том виде, в котором он составлен (на бумажном носителе); если документ пришел в электронном виде, он также должен быть сохранен в электронном виде и хранится в системе, где ведется электронный документооборот.
При этом, как разъясняет ФНС России (Письмо от 08.04.2022 N АБ-4-20/4292@ «О способе хранения кассовых чеков в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль»), кассовый чек, может быть исключительно в электронной форме, если его можно найти и получить в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России». Также допустимо хранить бумажный кассовый чек в виде скан-образа, если QR-код в чеке хорошо читаем и по этому коду чек можно найти в приложении «Проверка чеков ФНС России».
Как в системе Expense отображены подтверждающие документы на бумажном носителе?
Документы, которые оформлены на бумаге, передаются в бухгалтерию для архивирования, а к электронному авансовому отчету прилагаются скан-копии.
Как прикрепить к авансовому отчету в Expense документы по услугам из платформы Time (маршрут-квитанции, ваучеры, справки, подтверждающие перелет, и др.)?
Expense имеет базовую интеграцию с платформой Time. Это позволяет загрузить документы из заявки на командировку в авансовый отчет. К АО подтянутся все документы, которые приложены к услуге в Time. Функция подключается дополнительно.
Интеграция, хранение, безопасность
Возможна ли интеграция Expense с учетной системой клиента?
Интеграцию Expense с учетной системой клиента возможно провести при помощи...
Возможна ли интеграция Expense с учетной системой клиента?
Интеграцию Expense с учетной системой клиента возможно провести при помощи API — технической документации, которую предоставляет Аэроклуб. Еxpense интегрируется с любой программой внутреннего учета.
Есть ли в Expense доверительный доступ для помощников руководителей и ассистентов?
В Expense реализован функционал назначения ассистентов для топ-менеджеров и иных руководителей.
Можно ли в Expense хранить документы? Сколько и как долго?
В системе есть возможность хранить документы минимум 5 лет без ограничений по объему.
Каким образом организовано хранение и безопасность мастер-данных в Expense?
Согласно 152 ФЗ, вся информация в Expense, включая мастер-данные сотрудников компании клиента, хранится на серверах, расположенных на территории России. Система сертифицирована Федеральной службой по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) и имеет второй уровень защиты данных.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Обсудим автоматизацию процесса работы с авансовыми отчетами в вашей компании