Упростите и автоматизируйте авансовые отчеты и контроль за расходами сотрудников
Попрощайтесь с ошибками, бумажной рутиной и потерянными чеками. Создавайте и утверждайте командировочные, общехозяйственные и представительские расходы в одном месте
Сотрудникам
Руководителям
Бухгалтерам
Комфортная среда
Безопасно работайте с расходами в облачной системе с понятным интерфейсом в любое время и на любом устройстве. Все коммуникации внутри, не переключайтесь на письма и звонки
Электронная цифровая подпись
Полностью автоматизируйте работу с авансовыми отчетами благодаря внедрению цифровой подписи
- 1Онлайн подписаниеНе нужно распечатывать документы и ходить по кабинетам. Подписание авансовых отчетов в Expense происходит онлайн. В сервисе возможно использование любого вида электронной подписи, в том числе в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД)
- 2Онлайн хранениеАрхивы документов хранятся в системе. Все авансовые отчеты, первичные документы и подписи ответственных лиц находятся в одном сервисе (если все первичные документы оформлены в электронном виде)
- 3Оперативные выплатыБлагодаря электронной подписи подписание авансового отчета становится быстрее, а значит, ускоряются выплаты перерасхода (если сотрудник оплачивал что-то за свой счет)
Отчетность
В Expense возможно выгрузить отчеты по заявкам на расход и авансовым отчетам: как по общим данным, так и с детализацией по расходам.
какие расходы возникают у сотрудников и на какие суммы,
отличаются ли плановые и фактические расходы,
какие документы не согласованы и на каком этапе находится процесс согласования.
Интеграция
Еxpense интегрируется с любой программой внутреннего учета
Универсальный модуль для интеграции Expense с типовыми конфигурациями 1C
Настройка интеграции на стороне клиента.
Предоставляем всю техническую
документацию API
Предоставляем всю техническую
документацию API
Выгрузка данных в файле .exls по формату клиента
Команда готова помочь и поддержать
Вы работаете в компании среднего размера, которая стремится к быстрому старту? Наши специалисты поддержки помогут оперативно решить все вопросы. Для более крупных компаний проектный менеджер вместе с вами разработает персональный план подлючения
Стоимость IT сейчас высока, причем как в разработке, так и в поддержке. Мы готовы взять на себя оцифровку процессов в вашей компании и разработку индивидуальных модулей для Expense
Подключение
Доработки
Ответы на самые волнующие вопросы
В сервисе можно работать со всеми видами авансовых отчетов, которые могут делать сотрудники: командировочные, общехозяйственные, представительские. Создание и наполнение заявки может быть автоматизировано, если сервис Expense будет интегрирован с системой, где оформляются командировки, заказы на представительские / общехозяйственные расходы. В базовую комплектацию Expense входит интеграция с OBT Аэроклуба TIME.
Подписание АО происходит в момент его согласования. В Expense возможно работать со всеми типами электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП. При настройке маршрута согласования АО можно указать очередность подписи должностных лиц, тип подписи для каждого этапа, какой этап должен проходить просто по согласованию, а какой с подписанием.
При типе ПЭП требуется только подтверждения подписания. Проверка личности подписанта осуществляется по логину и паролю, под которыми авторизовался сотрудник.
При типах УКЭП и УНЭП сервис Expense обращается к программе КриптоПро, которая предварительно устанавливается на компьютере сотрудника. С помощью программы отбираются действующие сертификаты, установленные у пользователя. Также данная программа непосредственно осуществляет подпись и шифрование.
Помимо АО, в сервисе Expense, можно подписать акт на представительские расходы. В ближайшее время в Expense можно будет формировать служебную записку к АО, для которой также будет доступно электронное подписание.
При типе ПЭП требуется только подтверждения подписания. Проверка личности подписанта осуществляется по логину и паролю, под которыми авторизовался сотрудник.
При типах УКЭП и УНЭП сервис Expense обращается к программе КриптоПро, которая предварительно устанавливается на компьютере сотрудника. С помощью программы отбираются действующие сертификаты, установленные у пользователя. Также данная программа непосредственно осуществляет подпись и шифрование.
Помимо АО, в сервисе Expense, можно подписать акт на представительские расходы. В ближайшее время в Expense можно будет формировать служебную записку к АО, для которой также будет доступно электронное подписание.
В системе Expense реализован функционал рассылки уведомлений по электронной почте. Каждое уведомление содержит ссылку для перехода к конкретному документу в Expense. Кроме того, уведомления дублируются во встроенный центр уведомлений в самом сервисе.
Базовый набор уведомлений Expense:
Базовый набор уведомлений Expense:
- о необходимости согласовать заявки на расход (ЗНР) или АО
- о полном согласовании ЗНР или АО
- об оставленном комментарии в чате по ЗНР или АО
- об отказе в согласовании / возврате на доработку ЗНР или АО
- об изменении одобренной суммы по АО
В Expense реализован функционал назначения ассистентов для топ-менеджеров и иных руководителей.
В системе есть возможность хранить документы минимум 5 лет без ограничений по объему.
Согласно 152 ФЗ, вся информация в Expense, включая мастер-данные сотрудников компании клиента, хранится на серверах, расположенных на территории России. Система сертифицирована Федеральной службой по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) и имеет второй уровень защиты данных.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Обсудим автоматизацию процесса работы с авансовыми отчетами в вашей компании
Заказать демонстрацию
