Компания «Schneider Electric Россия» столкнулась с необходимостью автоматизировать организацию командировок. На момент старта проекта все услуги оформлялись через агента в офлайн-режиме, что порой создавало финансовые риски на фоне превышения сроков маршрутизации заявки и непрозрачности бизнес-процессов. Например, из-за длительной авторизации командировки руководителем сумма, согласованная на деловую поездку, могла значительно отличаться от фактической стоимости билетов или отельных номеров в наличии на момент выписки. А отсутствие автоматического контроля тревел-политики в ряде случаев приводило к нарушению лимитов.
В Schneider Electric уже использовали решение по автоматизации авансовой отчетности, которое, однако, не удавалось интегрировать с системой онлайн-бронирования. Для прикрепления командировочных документов требовалось каждый раз вручную выдавать сотрудникам агентства делового туризма временный доступ в систему. Не получалось и реализовать необходимый функционал: компания хотела исключить согласования вне системы, такие как согласование расходов с бюджетодержателями.
проблема
Через TIME сотрудники Schneider Electric могут самостоятельно оформлять тревел-услуги: авиа- и железнодорожные билеты, отели, трансферы и другие, — используя удобные фильтры и «подсказки» для поиска. Есть возможность бронирования услуг по корпоративным тарифам. Система автоматически проверяет заявки на соблюдение тревел-политик: если фиксируется превышение лимитов, сотруднику требуется указать причину такого выбора, и TIME направляет заявку по отдельному маршруту согласования.
TIME может автоматически сформировать приказ на командировку, разъездную ведомость и ряд других внутренних документов. Информация по командировкам и заказанным услугам консолидируется в «Аэроклубе», что позволяет Schneider Electric формировать необходимую управленческую отчетность.
К операционным сотрудникам «Аэроклуба» теперь обращаются только в исключительных случаях. Это значительно сокращает время на оформление командировок и практически исключает пересогласование стоимости тревел-услуг с руководителями: пользователь видит актуальную стоимость и может предварительно забронировать услуги.
TIME работает как в десктоп-версии, так и в формате мобильного приложения LINK, что позволяет быстро и удобно искать предложения, получать необходимые документы и подтверждать командировки прямо со смартфона.
В Schneider Electric хотели, чтобы EXPENSE не только сохранял функционал прежней системы, но и значительно его расширял, покрывая все потребности бизнеса.
EXPENSE предлагает бесшовную интеграцию с TIME: при оформлении командировки в системе автоматически создается заявка на расход, в которую импортируется вся информация о датах и маршрутах, создаются строки на выбранные услуги и запланированные дополнительные расходы. Сотрудники Schneider Electric самостоятельно задают параметры расчета суточных через встроенный калькулятор, что минимизирует работу бухгалтера. На основании заявки сотрудник может запросить авансовые средства, автоматически сформировать авансовый отчет, прикрепить чеки и скорректировать плановые расходы в соответствии с фактическими. EXPENSE доступен с мобильных устройств, а значит, сотрудники могут начать работу над авансовым отчетом еще в командировке.
Гибкая процедура согласования позволяет включить в маршрут бюджетодержателей, что повышает контроль расходов и делает процесс более быстрым и прозрачным. Помимо командировочных процессов решение на базе EXPENSE позволяет учитывать и общехозяйственные затраты, формировать акты на списание представительских расходов. Бухгалтер может вносить в документ необходимые корректировки: менять аналитику, одобренную сумму, валютный курс.
Перенос всех согласований в EXPENSE минимизировал риски, связанные с аудиторскими проверками, и сделал подписание пакета документов бухгалтером по доверенности правомерным. Для упрощения коммуникации переписка по необходимым вопросам вынесена в чат EXPENSE: это снимает с бухгалтерии необходимость делать дополнительные напоминания сотрудникам.
Завершает процесс работы в EXPENSE выгрузка для SAP, которая позволяет сократить время обработки операций, а использование системы дает видимую экономию на ФОТ.
В Schneider Electric оптимизировали трудозатраты на обработку взаиморасчетов с «Аэроклубом». Агентство предоставляет выгрузку проводок по закупленным услугам.
решение
В конце 2019 года Schneider Electric начинает имплементацию инструмента онлайн-бронирования TIME компании «Аэроклуб». В июне 2020 года оформление услуг переходит в онлайн
Параллельно Schneider Electric перешел на новую систему автоматизации авансовой отчетности EXPENSE компании «Аэроклуб».
Рассмотрев несколько других вариантов на рынке, Schneider Electric остановила выбор на решениях Аэроклуба.