Чтобы оптимизировать процесс организации командировок и сделать его более прозрачным, в 2020 году Schneider Electric подключил платформу онлайн-бронирования тревел-услуг TIME и перешел на новую систему автоматизации авансовой отчетности EXPENSE от компании «Аэроклуб».

Schneider Electric предоставляет цифровые решения в области энергетики и автоматизации. Компания представлена в более чем 100 странах, общее число персонала составляет 135 000+ сотрудников. «Schneider Electric Россия» насчитывает около 1 500 подотчетных лиц, которые совершают порядка 1 400 командировок в месяц.

Компания «Schneider Electric Россия» столкнулась с необходимостью автоматизировать организацию командировок. На момент старта проекта все услуги оформлялись через агента в офлайн-режиме, что порой создавало финансовые риски на фоне превышения сроков маршрутизации заявки и непрозрачности бизнес-процессов. Например, из-за длительной авторизации командировки руководителем сумма, согласованная на деловую поездку, могла значительно отличаться от фактической стоимости билетов или отельных номеров в наличии на момент выписки. А отсутствие автоматического контроля тревел-политики в ряде случаев приводило к нарушению лимитов.

В Schneider Electric уже использовали решение по автоматизации авансовой отчетности, которое, однако, не удавалось интегрировать с системой онлайн-бронирования. Для прикрепления командировочных документов требовалось каждый раз вручную выдавать сотрудникам агентства делового туризма временный доступ в систему. Не получалось и реализовать необходимый функционал: компания хотела исключить согласования вне системы, такие как согласование расходов с бюджетодержателями.

Рассмотрев несколько других вариантов на рынке, Schneider Electric остановила выбор на решениях «Аэроклуба».

Через TIME сотрудники Schneider Electric могут самостоятельно оформлять тревел-услуги: авиа- и железнодорожные билеты, отели, трансферы и другие, — используя удобные фильтры и «подсказки» для поиска. Есть возможность бронирования услуг по корпоративным тарифам. Система автоматически проверяет заявки на соблюдение тревел-политик: если фиксируется превышение лимитов, сотруднику требуется указать причину такого выбора, и TIME направляет заявку по отдельному маршруту согласования.

TIME может автоматически сформировать приказ на командировку, разъездную ведомость и ряд других внутренних документов. Информация по командировкам и заказанным услугам консолидируется в «Аэроклубе», что позволяет Schneider Electric формировать необходимую управленческую отчетность.

В конце 2019 года Schneider Electric начинает имплементацию инструмента онлайн-бронирования TIME компании «Аэроклуб». В июне 2020 года оформление услуг переходит в онлайн

К операционным сотрудникам «Аэроклуба» теперь обращаются только в исключительных случаях. Это значительно сокращает время на оформление командировок и практически исключает пересогласование стоимости тревел-услуг с руководителями: пользователь видит актуальную стоимость и может предварительно забронировать услуги.

TIME работает как в десктоп-версии, так и в формате мобильного приложения LINK, что позволяет быстро и удобно искать предложения, получать необходимые документы и подтверждать командировки прямо со смартфона.

В Schneider Electric хотели, чтобы EXPENSE не только сохранял функционал прежней системы, но и значительно его расширял, покрывая все потребности бизнеса.

EXPENSE предлагает бесшовную интеграцию с TIME: при оформлении командировки в системе автоматически создается заявка на расход, в которую импортируется вся информация о датах и маршрутах, создаются строки на выбранные услуги и запланированные дополнительные расходы. Сотрудники Schneider Electric самостоятельно задают параметры расчета суточных через встроенный калькулятор, что минимизирует работу бухгалтера. На основании заявки сотрудник может запросить авансовые средства, автоматически сформировать авансовый отчет, прикрепить чеки и скорректировать плановые расходы в соответствии с фактическими. EXPENSE доступен с мобильных устройств, а значит, сотрудники могут начать работу над авансовым отчетом еще в командировке.

Параллельно Schneider Electric перешел на новую систему автоматизации авансовой отчетности EXPENSE компании «Аэроклуб».

Гибкая процедура согласования позволяет включить в маршрут бюджетодержателей, что повышает контроль расходов и делает процесс более быстрым и прозрачным. Помимо командировочных процессов решение на базе EXPENSE позволяет учитывать и общехозяйственные затраты, формировать акты на списание представительских расходов. Бухгалтер может вносить в документ необходимые корректировки: менять аналитику, одобренную сумму, валютный курс.

Перенос всех согласований в EXPENSE минимизировал риски, связанные с аудиторскими проверками, и сделал подписание пакета документов бухгалтером по доверенности правомерным. Для упрощения коммуникации переписка по необходимым вопросам вынесена в чат EXPENSE: это снимает с бухгалтерии необходимость делать дополнительные напоминания сотрудникам.

Завершает процесс работы в EXPENSE выгрузка для SAP, которая позволяет сократить время обработки операций, а использование системы дает видимую экономию на ФОТ.

В Schneider Electric оптимизировали трудозатраты на обработку взаиморасчетов с «Аэроклубом». Агентство предоставляет выгрузку проводок по закупленным услугам.

«Аэроклуб» настроил для Schneider Electric интеграцию с учетной системой SAP.

По результатам внедрения инструмента онлайн-бронирования TIME и новой системы автоматизации авансовой отчетности EXPENSE:

— по сравнению с офлайн-процессом, среднее время оформления командировок от момента подачи заявки сотрудником до закрытия авансового отчета сократилось почти в 20 раз

— автоматизированный контроль тревел-политики позволяет компании экономить до 15% бюджета на услугах для командировок

— благодаря работе с одним поставщиком услуг, в 2 раза снизились административные расходы компании на координирование рабочих вопросов

— единый центр технической поддержки и разработки «Аэроклуба» позволяет снизить стоимость эксплуатации всего комплекса сервисов тревел-интегратора

— повысилась прозрачность и удобство заказа тревел-услуг

— осуществлен автоматический перенос данных между решениями и сформирована бесшовная среда для удобства сотрудников Schneider Electric

— гибкая микросервисная архитектура систем позволила вносить дополнительные функции и доработки для покрытия новых потребностей Schneider Electric

— благодаря использованию технологии адаптивного интерфейса в системе EXPENSE и мобильного приложения LINK, сервисы «Аэроклуба» доступны сотрудникам Schneider Electric в любое время и в любой точке мира

— исключено согласование расходов по электронной почте для большей эффективности и контроля

— коммуникация с подотчетными лицами стала осуществляться внутри решения, что обеспечивает более быстрый и удобный доступ к информации.

Schneider Electric продолжает развивать решение TIME + EXPENSE под свои процессы и реализует ряд доработок по оптимизации. «Аэроклуб» осуществляет техническую поддержку решения, включая вопросы интеграции, оказывает техническую консультацию и реализует собственные доработки для расширения возможностей и удобства системы.